В этом разделе описаны используемые для учета залогов справочники и порядок настройки подсистемы.
¶ Виды справочников по учету залогового обеспечения
Залоговое обеспечение — это способ гарантии исполнения обязательств (чаще всего — по кредиту), при котором заемщик предоставляет кредитору имущество, которое может быть изъято в случае неисполнения обязательств.
В 1С:Бухгалтерия 8.3 справочники залогового обеспечения используются для учета и управления залогами, предоставляемыми или получаемыми в рамках финансовых операций. Эти справочники помогают автоматизировать процессы учета и контроля за залогами, что важно для правильного отражения операций в бухгалтерии, а также для обеспечения соответствия законодательным требованиям.
¶ Справочник виды залогового обеспечения
Существует несколько видов залогового обеспечения, классифицируемых по различным признакам.
По виду имущества:
Движимое имущество:
- Транспортные средства (автомобили, спецтехника)
- Оборудование
- Товары в обороте
- Ценные бумаги (акции, облигации)
Недвижимое имущество:
- Квартиры
- Жилые дома
- Земельные участки
- Коммерческая недвижимость
- Нежилые помещения
Финансовые активы:
- Денежные средства на депозитах
- Валюта
- Права требования по договорам (например, по аренде)
По субъекту залога:
- Собственный залог — заемщик предоставляет в залог свое имущество.
- Чужой залог (третье лицо) — имущество в залог предоставляет не заемщик, а третье лицо (залогодатель).
В «1С:Бухгалтерия 8.3» предусмотрен справочник «Виды залогового обеспечения», доступный через меню Обеспечение и документы - Виды залогового обеспечения:
Справочник предназначен для описания характеристик залогового обеспечения.
Данный справочник необходимо настроить при запуске системы в эксплуатацию. Менять настройки в ходе эксплуатации системы необходимо крайне осторожно, так как есть риск потери данных в части характеристик залогового обеспечения.
¶ Настройка справочника Виды залогового обеспечения
Настройка справочника подробно объясняется в видео-инструкции по следующей ссылке:
Настройка справочника Виды залогового обеспечения находится в меню Обеспечение и документы - Справочники и настройка - Виды залогового обеспечения - Создать:
Шапка документа содержит следующую ниформацию:
- Код - присваивается системой автоматически, не подлежит корректировке;
- Наименование - наименование вида залогового обеспечения (Напр. жилое здание, легковой автотранспорт и т.д.)
Тип обеспечения - залог, гарантия или имущество, поступающее в будущем;
Периодичность осмотров по умолчанию - используется только для залогов, устанавливается в соответствии с ВНД. Напр., ежемесячно, ежеквартально, один раз в год, два раза в год и т.д.. Позволяет формировать план (календарь) осмотров залогов;
Документ имеет 3 вкладки:
- Реквизиты объекта - те характеристики, которые важно отслеживать для каждого конкретного вида залога (например год постройки, материал стен, этажность, местонахождение объекта, номер кузова и т.д.);
- Реквизиты состава;
- Настройка сборного описания.
¶ 1. Реквизиты объекта
На примере будем рассматривать создание вида залогового обеспечения - Жилые дома.
Чтобы добавить реквизиты объекта необходимо нажать на кнопку Добавить - Показать все:
Нажимаем кнопку Создать:
Имя реквизита - это код объекта, присваивается системой автоматически;
Наименование - заполняем нужное нам наименование - Этажность;
В поле Тип значения нужно нажать на "..." открыть список с доп.параметрами:
Поставить галочку "Число" и заполнить остальные параметры - длину и точность числа.
Поставить галочку "Неотрицательное". Нажать ОК:
В поле "Формат" (на скринах ниже) установить точность "0":
Проставить остальные параметры: выравнивание, минимальное и максимальное значение (на скрине указаны примерные значения):
Записать и закрыть документ.
Выбрать доп.реквизит:
Если реквизит является обязательным, то поставить галочку:
Для примера можно добавить еще один реквизит - Материал стен:
Нажимаем на кнопку Добавить - Показать все - Создать:
В открывшемся окне заполняем Наименование - Материал стен.
Тип значения оставляем - Значения дополнительных реквизитов
Записываем документ
Открываем вкладку - Значения дополнительных реквизитов:
Нажимаем Создать. В поле Наименование прописываем - Бетон. Записать и закрыть:
Для примера создаем 3 вида материала стен - кирпич, бетон, пеноблоки:
Можно добавлять любой нужный вам материал стен и далее выбирать их из списка.
Если это необходимо, то реквизит "Материал стен" - можно сделать Обязательным:
Добавим еще один реквизит - Кадастровый номер.
На вкладке Реквизиты объекта нажимаем на кнопку "Добавить" - "Показать все", как на скрине ниже:
Нажимаем на кнопку Создать:
В поле наименование пишем Кадастровый номер
Тип значения - нужно выбрать "Строка" - как на скринах ниже:
Выбрать данный реквизит.
При необходимости сделать его обязательным:
Можно добавить реквизит Год постройки. Нажимаем на кнопку Добавить - Показать все:
Создать:
В наименовании пишем Год постройки. В поле Тип значения выбриаем тип значения - Число:
Определяем длину - 4 знака, точность 0, ставим галочку - Неотрицательное:
Если мы пропишем минимальное и максимальное значение (на примере 1950 и 2025), то увидим, что система использует разделитель - отделяет тысячи, (1 950 и 2 025).
Чтобы этого избежать, нужно нажать на Формат как на скрине ниже:
И в конструкторе форматной строки в поле Группировка выбрать группировку 0, как на скрине ниже.
Система на примере будет отображать выбранную группировку:
У жилых домов одним из реквизитов должны быть Адрес местонахождения и Регион.
Как правило, данные реквизиты уже есть в системе, они созданы по умолчанию и обозначены жёлтым кружком как на скрине ниже:
У реквизита Адрес тип значения будет Строка:
У реквизита Регион тип значения должен быть "Населенные пункты (КАТО)".
См скрины ниже:
При отправке сведений в ПКБ/ГКБ система будет брать наименование населенных пунктов из справочника "Населенные пункты (КАТО)".
Также можно добавить реквизиты Общая, Жилая площади или иные нужные вам реквизиты:
¶ 2. Идентификатор
Идентификатор дает возможность ускоренного поиска объекта в справочниках программы.
Для установки Идентификатора необходимо выбрать реквизит, который будет являться идентификатором для данного вида залогового обеспечения.
У жилых домов,как правило, именно кадастровый номер идентифицирует тот или иной объект: кадастровый номер уникальный, присваивается государственными органами и у каждого дома он свой.
Поэтому в поле Идентификатор открываем список и определяем идентификатором Кадастровый номер:
¶ 3. Реквизиты состава
Залоговое обеспечение может иметь сложный состав, например жилой дом может иметь пристройки -баню, гараж, сарай и др.А Каждая пристройка может иметь свои реквизиты - литеру, год постройки, материал стен, общую и жилую площадь, этажность, кадастровый номер и т.д.,
Для отражения реквизитов составных частей залога предусмотрена вторая вкладка документа - Реквизиты состава. На вкладке Реквизиты состава необходимо поставить галочку "Составное" и внести нужные Вам реквизиты для составных частей залога, а также установить какой из реквизитов будет обязательным:
После внесения всех данных документ нужно записать и закрыть.
Далее необходимо настроить остальные виды залогового обеспечения - транспорт, оборудование, биологические активы и т.д. по схеме, расписанной выше.
При создании залогового обеспечения у элемента справочника "Залоговое обеспечение" в поле "Вид обеспечения" мы будем выбирать нужный нам вид обеспечения.
В нашем примере это Жилые дома:
Система заполнит вкладки - в соответствии с теми реквизитами, которые мы задали ранее:
¶ Справочник Залоговое обеспечение
При формировании договора залога необходимо создавать Залоговое обеспечение.
Информация по залоговому обеспечению собирается и хранится в справочнике "Залоговое обеспечение".
Справочник находится в меню Обеспечение и документы - Реестр залогового обеспечения.
Для создания нового элемента справочника необходимо в договоре залога в блоке Залоговое обеспечение нажать кнопку Добавить и нажать на "+", либо на кнопку Создать, как на скрине ниже:
Откроется окно - Залоговое обеспечение (создание):
Необходимо заполнить шапку документа::
-
Наименование - наименование предмета залога;
-
Организация - название нашей организации/структурного подразделения;
-
Залогодатель - наименование залогодателя, выбирается из справочника Контрагенты, при необходимости может быть добавлен новый;
-
Вид обеспечения - жилые дома, легковой транспорт, биологические активы и т.д. Подробнее о том, как настраивается справочник "Виды обеспечения" находится по этой ссылке: https://umfo.erpcloud.kz/ru/ЗалогиИДокументы/Concept#настройка-справочника-виды-залогового-обеспечения
-
Периодичность осмотров - периодичность мониторинга залогового обеспечения. Его частота зависит от политики, утвержденной в нашей организации;
-
Требуется страхование - если предмет залога подлежит страхованию, то здесь необходимо поставить галочку;
-
Идентификатор - создается системой автоматически. Более подробно о том как настроить идентификатор вида залогового обеспечения описано здесь: https://umfo.erpcloud.kz/ru/ЗалогиИДокументы/Concept#h-2-идентификатор
-
Договор залога - заполнится позже, когда будет заведен в систему;
-
Полное наименование - полное описание объекта на русском и казахском языках;
Чуть ниже имеется несколько вкладок.
Состав вкладок зависит от настроек, которые мы сделали для каждого вида залогового обеспечения.
Необходимо заполнить информацию во вкладках - Сведения, Состав, Правоустанавливающие документы, Прочие характеристики, Совладельцы.
В зависимости от Вида обеспечения состав вкладок Сведения и Состав будет меняться и зависит от настроек, которые мы устанавливали ранее по каждому виду обеспечения.
Во вкладке Правоустанавливающие документы необходимо добавить документы, которые имеются на залоговое имущество. Указываем - наименование документа, контрагента, номер и дату документа, происхождение документа (оригинал/копия):
На вкладке Прочие характеристики можно прописать дополнительное описание или дополнительные характеристики по имуществу, которые не были указаны в других полях:
На вкладке Совладельцы через кнопку Добавить можно указать остальных собственников залогового обеспечения:
После внесения всех данных - записать и закрыть документ.
¶ Справочник Виды документов кредитного досье
При создании Залогового обеспечения необходимо будет добавлять правоустанавливающие и иные документы.
Справочник по таким документам находится в меню Обеспечение и документы - Справочники - Виды документов кредитного досье.
Некоторая часть документов уже создана в системе по умолчанию и отражается в этом справочнике с желтым кружком снизу, как на скрине:
Если мы не нашли в списке нужный нам документ, то создаем новый элемент.
Нажимаем на кнопку Создать, откроется окно для создания нового элемента справочника "Виды документов кредитного досье", как на скрине ниже:
Заполнить наименование на русском и казахском языках.
В поле Родитель можно создать группу, которой будет подчиняться создаваемый документ
Внести наименование группы - например согласно разделов кредитного досье:
Записать и закрыть.
Выбрать созданную группу:
Отразить тип значения для данного элемента справочника:
При необходимости поставить галочку - Использовать по умолчанию для выбранного типа значения.
Выбрать источник происхождения документа - оригинал, копия, нотариально-заверенная копия, дубликат, электронная версия и т.д.:
Проставить остальные галочки при необходимости:
При необходимости заполнить дополнительные реквизиты документа на вкладке "Дополнительные свойства":
Записать и закрыть документ.
¶ Настройка системы по учету залогов
¶ Настройка параметров учета залогового обеспечения
Учет залогового обеспечения ведется на следующих счетах:
Настройка параметров учета залогового обеспечения осуществляется главным бухгалтером/бухгалтером и находится в меню Обеспечение и документы – Справочники и настройка – Параметры учета обеспечения и документов.
Внешний вид показан на рисунке ниже. Счета учета, описанные здесь, влияют только на формирование проводок по бухгалтерскому учету; тем не менее никакие отчеты не используют данные бухгалтерского учета:
Параметры:
-
Счет учета гарантий, Счет учета залогового обеспечения - номера счетов бухгалтерского учета, на которых будут отражаться операции по приходованию и списанию залоговой стоимости. Счета должны быть забалансовые и иметь субконто Контрагенты.
-
Счет учета гарантий (Кт), Счет учета залогового обеспечения (Кт) - номера счетов бухгалтерского учета, на которых будут отражаться операции по учету залогов, переданных кредитору в обеспечение займов полученных (перезалог). Счета должны быть забалансовые и иметь субконто Контрагенты.
Учитывать гарантии по 1 тенге - при установке в этом поле значения "Да" распоряжения по приходованию/списанию гарантий будут формировать проводки по бухгалтерскому учету с суммой один тенге. Если гарантии учитываются по сумме обязательств заемщика, то значение "Да" в данном поле устанавливать не нужно.
Счет учета документов - забалансовый счет (субконто Контрагенты), для учета правоустанавливающих документов, полученных в обеспечение обязательств по займам. Проводки на этом счете формируются документами "Прием документов от контрагента," "Перемещение документов" и "Выдача документов контрагенту". Подробнее об учете правоустанавливающих документов см. раздел ниже "Настройка учета правоустанавливающих документов".
Счет учета документов к выдаче - забалансовый счет (субконто Контрагенты), для учета документов по выполненным обязательствам. При полном погашении всех займов, связанных с залоговым обеспечением, правоустанавливающие документы переносятся на этот счет.
Примечание. В базах данных с высокой нагрузкой субконто Контрагенты на всех указанных счетах рекомендуется отключить.
После изменения счетов учета рекомендуется перепровести документы "Приходование залогового обеспечения", "Списание залогового обеспечения, "Прием документов от контрагента", "Перемещение документов" и "Выдача документов контрагенту", для корректного отражения данных на бухгалтерском учете.
¶ Настройка учета правоустанавливающих документов.
Указанные в этом разделе параметры кардинально влияют на учет правоустанавливающих и иных документов, принятых от заемщиков/залогодателей.
Рекомендуется выполнять настройку перед запуском системы в эксплуатацию.
В крупных организациях, имеющих филиальную структуру и большое количество специалистов (кредитных менеджеров, кредитных администраторов), рекомендуется включить параметр Учет документов кредитного досье по местам хранения. При этом, появляется возможность отслеживания где именно находится тот или иной документ заемщика/залогодателя (у какого специалиста или в каком хранилище). Для этого в документах «Прием документов от контрагента», «Выдача документов контрагенту» появляется поле Место хранения. Также в меню «Обеспечение и документы» включается документ «Перемещение документов», для перемещения документов заемщика/залогодателя между специалистами или хранилищами. Заметим, что при учете документов по местам хранения, проводки по бухгалтерскому учету будут формироваться только если в справочнике "Места хранения документов" установлен флажок "Отражать в бухгалтерском учете".
Параметр Учет документов кредитного досье по пакетам необходимо включить, когда основная масса заемщиков - крупные юридические лица, и досье имеет десятки и сотни документов. В этом случае, удобно разделять кредитное досье на пакеты, и каждый пакет хранить отдельно. Нумерация пакетов может быть сделана на усмотрение организации, для удобства поиска их в хранилище. Под хранилищем здесь понимается помещение, где хранятся оригиналы правоустанавливающих документов, оно может содержать пронумерованные стеллажи; в этом случае название пакета в системе может содержать в том числе номер стеллажа.
При изменении данных параметров необходимо перепровести (возможно и дозаполнить) документы «Прием документов от контрагента», «Выдача документов контрагенту», «Перемещение документов» за весь период использования системы.